Les entreprises ont un certain nombre de besoins et d’objectifs à satisfaire lors de leurs voyages d’affaires. Pour atteindre ces objectifs parfois complexes et divers, de nombreuses entreprises ont besoin d’une aide extérieure, tant avant le voyage que pendant et après celui-ci. Le mécanisme par lequel une agence de voyages d’affaires ou de déplacements professionnels doit apporter une valeur ajoutée à l’entreprise qui fait appel à ses services dans la phase précédant le voyage est le conseil, une activité qui doit être axée non seulement sur les dépenses mais aussi sur le client. Les fonctions de l’agence dans les phases de préparation, d’organisation et de réservation d’un voyage d’affaires ou d’un déplacement professionnel sont les suivantes :

En premier lieu, l’agence de voyages d’affaires doit soutenir et conseiller l’entreprise dans la définition des objectifs d’économies et d’une politique de voyage concrète et détaillée : classe dans laquelle voyager, définition des indemnités journalières et kilométriques, etc. L’étape suivante consiste, en suivant les directives fixées par la direction, à optimiser les ressources de la meilleure façon possible et à atteindre les objectifs d’économies. La clé du succès dans le service de conseil d’une agence de voyages d’affaires réside dans l’orientation client, la détection des besoins et la fourniture de solutions par la gestion du compte.

Optimisation des ressources et réalisation d’économies

Parmi les nombreuses possibilités offertes par le marché, le gestionnaire d’un compte ou la direction d’un compte doit rechercher l’offre qui convient le mieux à la politique de voyage de l’entreprise pour laquelle il travaille. Cela implique que vous devez non seulement rechercher le meilleur prix pour les billets, l’hébergement, etc., mais aussi l’option qui correspond le mieux aux paramètres de qualité requis. Il ne faut pas oublier qu’une agence de voyages d’affaires n’est qu’un intermédiaire entre l’entreprise et les fournisseurs finaux.

Détection des besoins

Le deuxième rôle de l’agence de voyages d’affaires est de prendre en charge tous les besoins personnels des différents membres de l’équipe de l’entreprise, impliqués directement ou indirectement dans le voyage au niveau opérationnel. Cela implique une adaptation aux attentes de temps, de réduction des coûts et des politiques de l’entreprise, ainsi que toute autre question qui peut se poser. Dans cet aspect, l’agence de voyages d’affaires peut détecter ou suggérer des besoins de nature personnelle que l’entreprise n’a pas identifiés ou catégorisés, donnant ainsi un plus grand contenu à la partie personnelle.

Conseils sur l’assurance voyage

Pour un voyageur, il est essentiel d’être bien couvert pour toute éventualité ou tout imprévu. Les possibilités sont nombreuses et tout dépend des besoins personnels et du type de voyage. De nombreuses couvertures sont déjà incluses par le biais du paiement par carte de crédit et d’autres peuvent être contractées séparément. Il est essentiel que les voyageurs d’affaires reçoivent de bonnes informations et de bons conseils à cet égard pour éviter les surprises et pouvoir exiger la couverture, l’indemnisation ou l’indemnité appropriée.