Les nouvelles fonctions de conseil intégral assumées par les agences de voyages d’affaires ont entraîné de nouveaux besoins en termes d’outils informatiques dans le réseau. D’où, le développement logiciels travaillant en étroites collaboration avec les compagnies aériennes pour bien assurer une meilleure relation clients. Aujourd’hui, il ne suffit plus, pour les agences de voyages et les clients, d’avoir un accès en ligne aux réservations de transport et d’hébergement, mais il faut un logiciel gestion spécifique pour l’analyse et l’organisation des données, la génération de rapports, etc. Voici donc un petit aperçu de ces différents outils.

Les outils virtuels de gestion de voyages d’affaires

Dans l’industrie voyage, il existe actuellement deux grands types d’applications informatiques en ligne pour la gestion et le conseil en matière de voyages d’affaires :

a) les plateformes de demande de services en ligne : système réservation de billets de train et d’avion, réservations d’hébergement, location de voitures, etc.

b) des outils d’aide aux services de conseil de type amadeus qui sont des solutions en charge de l’analyse des données, de la génération de rapports, etc. .

Il existe aussi des plateformes de gestion de voyages qui permettent d’accéder à tous les types de disponibilités en termes de billets d’avion ou de train et de chambres d’hôtel, en fournissant des informations en direct sur les tarifs, les offres, les réductions, etc. En outre, il existe de plus en plus de possibilités de louer des services supplémentaires en ligne, tels que la location de voitures, la réservation de salles de congrès dans des hôtels ou des centres de conférence et même des activités de loisirs en complément d’un voyage d’affaires. Pour boucler la boucle, il suffit au client de communiquer son identité et son numéro téléphone pour la réservation.

Les avantages de ces outils de gestion

Grâce à ce logiciel agence, le gestionnaire de compte de l’agence de voyages d’affaires peut comparer les différents tarifs et les mettre en relation avec la politique de voyage du client, ce qui permet d’obtenir des rapports d’économies très utiles. Un bon service de consultation au niveau des tour opérateurs, sérieux, complet et rigoureux, implique la collecte et l’analyse de nombreux types de données et de variables pour, à partir de là, tirer une série de conclusions, les traduire en différents rapports de gestion et les mettre à la disposition du responsable des voyages affaires (Travel Manager) de l’entreprise. Heureusement, il existe diverses applications informatiques, certaines développées par les agences de voyages d’affaires elles-mêmes, qui simplifient ce travail, permettant le traitement, l’analyse et l’organisation de grands volumes de données et l’automatisation des tâches. Les principales caractéristiques et avantages de ce type de logiciel de gestion sont l’analyse agile et efficace de l’information, l’obtention de rapports dynamiques et personnalisés, l’organisation des données par dossiers en fonction de certains critères comme : pays, tarif, services disponibles, catégorie des hébergements, etc… et la consultation de tous les types d’informations administratives et comptables.

De nos jours, certains de ces logiciels gestion permettent à la personne choisie par l’entreprise cliente d’avoir un accès direct aux données. Ce type d’outils en ligne est en pleine phase de développement et d’amélioration, tant dans le domaine des demandes de service que dans celui du conseil, si bien que très bientôt ils permettront un plus grand nombre de services société et de possibilités ainsi qu’une augmentation de la fiabilité et des fonctionnalités.